Существенным фактором успеха эффективной организации процессов является их синхронизация. По нашему опыту, ряд компаний сталкивается с ситуацией, когда группы процессов реализуются независимо друг от друга, что приводит к снижению прозрачности достигаемых результатов и трудностям в обмене информацией. В результате удлиняется и усложняется процесс принятия решений, что увеличивает издержки на управление, снижает скорость реакции и создает риски упущенной прибыли. Наиболее характерным примером является запуск рекламных кампаний маркетинговым отделом без учета данных и планов отдела продаж, что приводит к увеличению расходов и снижению отдачи от инвестиций в рекламу. 

Распределение ответственности внутри процессов является ключевым фактором эффективного управления статьями бюджета и итоговым финансовым результатом. Оно достигается за счет формирования системы сдержек и противовесов, а также управления риском конфликта интересов между подразделениями. В частности, через распределение ответственности можно разграничить следующие аспекты: кто управляет маркетинговым бюджетом, а кто – бюджетом полевой команды; кто отвечает за PnL отдельных брендов или категорий. Качественное распределение ответственности также повышает мотивацию персонала, высвобождает ресурсы и улучшает координацию работы в команде, что способствует более эффективному управлению и достижению целей.

Для обеспечения взаимосвязи разных групп процессов необходимо проводить регулярный мониторинг результатов выполнения принятых решений. Частота и список изучаемых показателей зависят от уровня процессов, который подвергается мониторингу. Подобный формат позволяет корректировать подход к реализации процессов более низких уровней с учетом анализа изменений рыночной ситуации и сложившихся внутренних условий. Классическим примером является необходимость пересмотра краткосрочных КПЭ по визитам при изменении ландшафта точек продаж или уточнение маркетингового плана активностей с учетом действий конкурентов.

Единая IT-обвязка является одним из ключевых факторов эффективной настройки процессов, поскольку обеспечивает быстрый и прозрачный обмен данными. Как в любом живом организме подразделения в компании тесно связаны с друг другом, постоянно производя и обмениваясь информацией, и крайне важно, чтобы это происходило быстро и бесшовно. Тем не менее многие компании сталкиваются со сложностями из-за того, что процессы задействуют и хранят данные в разрозненных системах, что затрудняет обмен информацией и принятие управленческих решений. Один из наиболее характерных примеров –рассинхронизация между ИТ-системой полевой службы и корпоративного центра. Ее результатом становится снижение эффективности принимаемых управленческих решений из-за отсутствия оперативного доступа к фактической ситуации в регионах.