На примере проекта в международной FMCG-компании рассмотрим, как оптимизировать процессы интегрированного бизнес-планирования (ИБП), чтобы минимизировать ошибки и сократить время на расчеты до 7 минут.

Краткое описание 

Российское подразделение одного из крупнейших международных производителей кондитерских изделий и продуктов питания столкнулось с проблемой высокой трудоемкости и большого количества ошибок из-за ручных расчетов в процессах интегрированного бизнес-планирования.

В кейсе рассматривается, как автоматизировать процесс преобразования прогнозов продаж в расчет чистой прибыли через три этапа и получить быстрое, точное и масштабируемое решение для финансовой реконсиляции.
 

Задача и причина

Задача

Заказчик столкнулся с необходимостью комплексной цифровизации процесса интегрированного бизнес-планирования. Основная задача заключалась в том, чтобы автоматизировать расчет регулярно обновляемых планов, начиная от прогноза продаж и заканчивая чистой выручкой и прибылью по бизнес-подразделениям.

Причина

Ключевой предпосылкой для изменений послужила высокая трудоемкость существующего процесса планирования, который в значительной степени базировался на использовании Excel. Это ограничивало руководство в принятии оптимальных решений, приводило к ошибкам из-за ручного ввода и не позволяло оперативно проводить сценарный анализ «Что если».

Кроме того, компания стремилась создать масштабируемое решение, которое могло бы развиваться в дальнейшем силами внутреннего центра компетенций, заменив устаревшее ПО для расчета P&L в рамках процессов DMR (Demand Management Review) и IR (Integrated Reconciliation).
 

Технологический стек

Для решения обозначенных выше задач заказчик выбрал в качестве мощного вычислительного ядра и центра обработки данных платформу «Б1 Мастер». Она обеспечила базовый слой трансформации сырых данных в чистые бизнес-данные, в то время как другая система — Knowledge Space — взяла на себя часть реализации интерфейса. Такой тандем позволил создать целостную цифровую экосистему.

Подход к автоматизации финансовой реконсиляции

Проект был реализован в рекордно сжатые сроки — всего 17 недель от начала работ до ввода системы в промышленную эксплуатацию. Такой интенсивный график потребовал высокой мобилизации от совместной команды из 28 человек (от заказчика и исполнителя). 

Функциональный объем проекта охватывал полный цикл трансформации данных, который жестко встроен в регламентированный календарь цикла планирования компании. 

Процесс финансовой реконсиляции начинается с импорта исходных данных: прогноза продаж в физических единицах (коробах), истории продаж, промо-планов и фактических финансовых показателей. Далее следует трехэтапная трансформация, реализованная на платформе «Б1 Мастер». 

• На первом этапе происходит расчет LSV (List Sales Value) — прогноз продаж в физических единицах преобразовывается в финансовый прогноз, рассчитанный в базовых ценах. На этом же этапе обеспечивается управление версионностью за счет добавления рисков и возможностей, что позволяет моделировать влияние различных событий на итоговый прогноз.
• Второй этап посвящен расчету NSV (Net Sales Value) — преобразованию LSV в прогноз чистой выручки путем вычета скидок (off-invoice и on-invoice), акций, бонусов и прочих снижений цены.
• Третий этап, самый трудоемкий, заключается в расчете Unit P&L. На этом этапе из чистой выручки вычитается себестоимость, коммерческие и маркетинговые накладные расходы, что в итоге дает рассчитанную маржинальность и чистый операционный денежный поток.

Каждый из этих этапов требует высокой точности, согласованности данных и возможности быстрого пересчета при изменении вводных. «Б1 Мастер» обеспечил выполнение сложных расчетов, обработку больших объемов данных и интеграцию с источниками, включая системы прогнозирования, исторические данные о продажах, промо-планы и финансовые показатели.

Весь этот процесс синхронизирован с S&OP ритуалами DMR, Pre-IR и IR, рамки которых жестко зафиксированы в корпоративном календаре на год вперед и не подлежат переносу, что соответствует лучшей практике S&OP.
 

Особенности внедрения и функциональность

Одной из ключевых особенностей реализации стала комплексная система автоматизированных проверок данных. 

При импорте данных, как из внешних систем, так и из Excel, проводится техническая проверка на целостность, отсутствие пропусков и дублей, соответствие форматов. Эти проверки являются блокирующими: в случае ошибки система останавливает процесс, требуя от пользователя исправить данные для продолжения. Далее на пользовательских интерфейсах выполняется проверка ссылочной целостности, включая наличие в справочниках всех клиентов и продуктов, фигурирующих в поступающих данных. 

Особую ценность представлял блок логических проверок, которых было реализовано более 100. Они встраивали методологическое понимание бизнеса в алгоритмы системы. Простейшей проверкой был контроль допустимого диапазона, например, положительное значение в пределах от 0 до 100. Более сложные проверки включали сопоставление данных, таких как наличие продаж в периоде, где зафиксированы затраты, так как их отсутствие подсвечивает разрыв в данных. Также проверяется соответствие уровня затрат определенному порогу, когда суммарные затраты по продукту не должны превышать n% от планируемой выручки с него.

Для поддержки сложной организационной структуры заказчика, вовлекающей финансистов, маркетологов, коммерческий отдел, отдел по управлению цепочками поставок и других бизнес-пользователей, была разработана детализированная ролевая модель. Она строго разграничивает права: одни пользователи могут вносить и редактировать данные в закрепленных за ними секциях, специально обученные операторы — запускать расчет, а владелец процесса — единолично утверждать итоговые результаты каждого цикла.

Важным аспектом стало обеспечение ведения больших объемов мастер-данных и финансовых вводных непосредственно в системе, для чего были реализованы специализированные справочники и словари, поддерживающие сложную бизнес-логику. Всего в «Б1 Мастер» настроено 83 словаря, обрабатывается 39 справочников и наборов данных, а также реализовано 277 потоков трансформации данных. Интеграция автоматизирована как на входе, с системами-источниками клиента, так и на выходе — с озером данных.

Ключевые эффекты

Автоматизация процесса с позволила компании значительно сократить время подготовки отчетов, повысить точность данных и обеспечить быстрый обсчет сценариев для определения оптимальной траектории.

В результате проекта настроена интеграция входящих данных из различных источников и их качественная валидация по заданным правилам с учетом бизнес-логики, что повышает надежность исходной информации для планирования. Исключены ошибки за счет автоматических проверок, оперативных оповещений и сокращения ручного вмешательства. 

Автоматизирован сквозной процесс расчета планов и финансовых показателей, а также реализован сценарный подход к планированию, позволяющий проводить оперативное моделирование итогов при изменении ключевых параметров с учетом рисков и возможностей. Чтобы обеспечить прозрачность и обоснованность принимаемых решений, в системе сохраняются версии каждого цикла планирования и годового бюджета с возможностью их последующего сравнения и анализа.

Полный сквозной расчет всего цикла, включая три итерации трансформации, выполняется менее чем за 7 минут, что является кратным сокращением от реализации на прошлой системе. Это высвобождает ресурсы бизнес-пользователей, которые получают возможность выйти из рутины и заняться содержательным анализом, прорабатывать различные версии плана, проводить кросс-функциональное согласование и выбирать наилучший сценарий для итогового утверждения.

Успешная реализация этого проекта позволила заказчику не только автоматизировать текущие процессы интегрированного бизнес-планирования, но и заложить основу для дальнейшего масштабирования и развития системы собственными силами.

Результат

Всего за 17 недель автоматизирован процесс финансовой реконсиляции, а время на расчет полного цикла планирования сокращено до 7 минут. Внедрено более 100 логических и методических проверок, исключающих ошибки и разрывы в данных. Обеспечена сквозная верификация данных, версионность планов и возможность оперативного сценарного моделирования.