Переход на электронный документооборот и усиление контроля за грузоперевозками с 1 сентября

Проведение интервью с бизнес-пользователями и ИТ-блоком

Наши специалисты проведут серию структурированных интервью с ключевыми бизнес-экспертами – сотрудниками отдела логистики, склада, бухгалтерии, ИТ-отдела и службы управления данными. Мы собираем информацию о текущих регламентах формирования перевозочных документов, источников данных для них, а также о существующих точках ручного ввода и дублирования информации.

Анализ состава и структуры данных в системах ERP, WMS, TMS, MDM, необходимых для формирования ЭТрН

Наши специалисты проведут инвентаризацию информационных систем на предмет наличия и корректности реквизитов, обязательных для заполнения ЭТрН в соответствии с Приказом Минтранса и форматами ГИС ЭПД. В фокусе внимания:

• Данные о сторонах сделки (полные наименования, ИНН / КПП, адреса в соответствии с ГАР)
• Данные о товаре (корректная номенклатура, коды ТН ВЭД / ОКПО, единицы измерения, весогабаритные характеристики)
• Данные о маршруте и транспортных средствах (адреса погрузки / разгрузки, госномера, информация о прицепах, данные водителей)

Выявление проблемных зон

На основе собранных данных мы сформируем реестр проблемных зон:

• Недостающие реквизиты. Идентификация полей, которые не ведутся в текущих системах либо заполняются вручную (например, точные коды адресов, данные доверенностей)
• Разрозненность справочников. Нормализация справочной информации (НСИ): выявление несоответствий между справочниками контрагентов, номенклатуры и транспортных средств в разных системах, что ведет к ошибкам при интеграции
• Отсутствие инфраструктуры ЭЦП. Проверка наличия квалифицированных сертификатов у уполномоченных лиц

Формирование рекомендаций и предложений по доработке решения, концепции целевого решения и выбору вендора / оператора ГИС ЭПД

По итогам диагностики мы подготовим детальный отчет, который включает:

• Заключение о текущем уровне готовности ИТ-ландшафта
• Матрицу соответствия реквизитов ЭТрН источникам данных в системах клиента
• Концепцию целевого решения: верхнеуровневое описание необходимых доработок и интеграционных интерфейсов
• Рекомендации по выбору вендора / оператора ЭДО

Проектирование функциональной архитектуры интеграционного взаимодействия

Определим логику целевого взаимодействия ИТ-систем и потоков данных:

• Разработка функциональной схемы ИТ-архитектуры, описывающей системы и потоки данных между ними, необходимые для формирования ЭТрН
• Формирование реестра ИТ-систем и интеграционных потоков

Подготовка спецификаций на разработку интеграционных интерфейсов

Разработаем документацию, содержащую описание логики интеграционного взаимодействия ИТ-систем и правила преобразования данных (таблиц соответствия):

• Описание логики, правил и формата интеграционного взаимодействия между ИТ-системами в соответствии с разработанной ИТ-архитектурой
• Таблицы соответствия данных: соответствие полей систем ERP / WMS / TMS тегам XML-схемы ЭТрН (утвержденной ФНС России)

Подготовка рекомендаций по доработке текущих систем (для обеспечения формирования недостающих данных)

На основе выявленных разрывов подготовим перечень рекомендаций, содержащий описание необходимых доработок текущих систем ERP, WMS или TMS:

• Добавление новых аналитических признаков и справочников (например, классификатор адресов ФИАС, коды маршрутов)
• Доработка форм отчетов для контроля формирования ЭТрН
• Внедрение чек-листов валидации данных до отправки в ГИС ЭПД (превентивная проверка на ошибки)

Реализация интеграционных интерфейсов и инструментов

Реализуем спроектированные интеграционные интерфейсы:

• Для сокращения сроков реализации используем готовые типовые коробочные адаптеры к популярным системам (например, к 1С, SAP, Oracle) с их адаптацией под конкретную схему данных клиента
• В случае отсутствия типового решения разработаем собственные микросервисы-шлюзы, обеспечивающие безопасное соединение между внутренней сетью клиента и API оператора ЭДО
• Настроим логирование всех транзакций для последующего аудита и расследования инцидентов

Настройка справочников и ЭЦП

• Проведем верификацию и нормализацию справочной информации (НСИ):
• контрагентов (проверка по ИНН / КПП в ФНС России);
• транспортных средств (сверка с реестрами ГИБДД);
• водителей
• Сформируем бизнес-логику автоматического подписания документов: определим, чьей подписью должен быть подписан каждый титул ЭТрН

Тестирование

Организуем и проведем тестирование целевой системы в соответствии с лучшими практиками:

• Функциональное тестирование: проверка корректности преобразования данных из текущих систем в формат ЭТрН
• Интеграционное тестирование: проверка релевантных бизнес-сценариев в тестовом контуре ГИС ЭПД (предоставляемом ФНС России)
• Нагрузочное тестирование: имитация пиковых нагрузок для проверки стабильности каналов связи и скорости обработки
• Тестирование внештатных ситуаций: проверка поведения системы при частичном отсутствии данных, при сбое API оператора, при истечении срока ЭЦП

Ввод в эксплуатацию

• Сопровождаем процесс переключения с тестового контура на продуктивный режим:
• Разработаем и утвердим совместно с вами план-график перехода (cut-over plan), синхронизировав его с налоговыми периодами и графиком отгрузок
• Проведем финальную настройку прав доступа и ролей пользователей в новой системе

Мониторинг корректности передачи данных в ГИС ЭПД

• После старта целевого решения организуем режим усиленного контроля:
• Ежедневный мониторинг очередей документов на отправку и статусов из ГИС ЭПД (принято / отклонено / ошибки валидации)
• Анализ отклоненных документов: выявление причин (синтаксические ошибки, неверные данные в справочниках, проблемы с ЭЦП) и оперативное информирование ответственных лиц
• Предоставление статистики и отчетов по ключевым метрикам: доля успешных отправок, среднее время подтверждения, основные ошибки

Поддержка пользователей

• Мы не бросаем клиента после запуска:
• Организуем горячую линию поддержки для пользователей в первый месяц: оперативные консультации по работе с интерфейсами и обработке нестандартных ситуаций
• Собираем обратную связь от бизнес-подразделений и формируем реестр доработок (fine-tuning), которые позволяют адаптировать решение под реальные бизнес-сценарии
• Проводим пострелизный аудит (через 1 месяц после запуска) для оценки стабильности работы интеграции и подтверждения отсутствия налоговых и юридических рисков, связанных с несвоевременной передачей данных в ГИС ЭПД

• Помощь в настройке доступов сотрудников компании в группы доступа ГИС ЭПД
• Помощь в создании машиночитаемых доверенностей (МЧД) на сотрудников компании
• Содействие в заполнении ЭТрН в системе ЭДО
• Помощь в координации участников цепочки перевозки